Un mode d’emploi WordPress dans l’administration du site

Un site WordPress n’est utile que si les personnes qui le font vivre osent s’en servir. Sur les derniers sites que j’ai livrés, j’ai ajouté un onglet « Mode d’emploi » directement dans l’administration, juste sous le tableau de bord. Voici ce qu’il apporte à ceux qui publient sans être du métier.

Le scénario est classique. Le site est livré, l’équipe a vu comment publier. Trois mois plus tard, la secrétaire d’un collège ou le président d’un club doit publier une actualité. Où se règle l’image, déjà ? Le texte est collé depuis Word, l’affiche publiée sans une ligne de texte, et le résultat ne ressemble plus au site livré.

Personne n’est en faute : on ne retient pas des règles qu’on applique quelques fois par mois. Il faut pouvoir les retrouver.

Pourquoi un PDF de formation ne suffit pas

La solution habituelle, c’est un guide en PDF envoyé après la livraison. Il finit dans une boîte mail, puis sur le bureau d’un ordinateur, puis nulle part. Dans une association ou un établissement scolaire, les personnes changent : le bureau est renouvelé, une collègue part, un bénévole prend le relais. Le PDF, lui, ne se transmet pas.

Le mode d’emploi intégré règle ce problème. Il est rangé dans le site lui-même : toute personne qui reçoit un accès pour publier le trouve dans le menu de gauche, sans rien demander à personne.

Des règles adaptées au site, pas un cours de WordPress

Les tutoriels WordPress génériques expliquent tout, alors qu’une personne pressée veut savoir comment faire sur son site à elle. Le mode d’emploi que j’écris parle des vrais blocs du site, des vrais menus, avec des exemples tirés de l’activité du client.

Sur le site de l’Aïkido Club Tarbais, il est organisé en onglets :

• Publier une page : quand choisir une page plutôt qu’un article, comment remplir la bannière, structurer avec des sous-titres, utiliser les blocs maison, avec en exemple la page des horaires ;
• Publier un article : le titre, la longueur selon le type d’actualité, la préparation des images, le texte alternatif, les réglages avant publication ;
• Options du thème : la bannière d’accueil, le bouton de l’en-tête, la fenêtre d’annonce, le pied de page. Cet onglet n’apparaît qu’aux administrateurs, pour ne pas encombrer ceux qui écrivent seulement.

Chaque règle est accompagnée de sa raison : une affiche publiée sans texte n’est lue ni par Google, ni par les lecteurs d’écran des personnes aveugles. Une règle expliquée se retient mieux.

Les erreurs qui reviennent, désamorcées d’avance

En reprenant des sites existants, on retrouve toujours les mêmes erreurs. Le mode d’emploi les liste sous la forme « à éviter, à faire » :

• le lien vers un Google Drive, qui casse dès que son propriétaire quitte l’association, au lieu d’un PDF envoyé dans la médiathèque ;
• la photo de téléphone de 8 Mo envoyée telle quelle, qui ralentit le site et contient souvent les coordonnées GPS de l’endroit où elle a été prise ;
• les lignes vides ajoutées pour « aérer », alors que le thème gère déjà les espacements.

Pour les images, le mode d’emploi indique un outil, Squoosh, et les réglages à choisir. Pas besoin de savoir ce qu’est le WebP pour obtenir une image des dizaines de fois plus légère.

Une checklist à cocher avant de publier

Chaque onglet se termine par une checklist : titre de moins de 60 caractères, sous-titres dans l’ordre, texte alternatif rempli, accord des personnes photographiées, aperçu vérifié sur mobile. Les cases cochées restent mémorisées sur l’ordinateur, ce qui permet de reprendre la relecture plus tard sans repartir de zéro.

Le mode d’emploi se lit une ou deux fois, la checklist sert à chaque publication. Et elle rassure : toutes les cases cochées, on clique sur « Publier » sans crainte.

Un prompt prêt à copier pour se faire aider par une IA

Beaucoup de rédacteurs écrivent déjà leurs actualités avec ChatGPT, Claude ou Gemini. Le mode d’emploi fournit un prompt adapté au site, avec un bouton « Copier » : public, longueur, structure, ton, et la liste des informations à vérifier soi-même. La règle est écrite juste au-dessus : l’IA propose, vous décidez, et aucune donnée personnelle d’adhérent ne doit lui être confiée.

Ce que le site y gagne sur la durée

Un site bien conçu se dégrade vite si chaque publication s’écarte un peu des règles. Avec le mode d’emploi, les nouvelles pages gardent la même structure que celles que j’ai livrées. Le référencement, la vitesse et l’accessibilité tiennent dans le temps, entretenus par les rédacteurs eux-mêmes.

J’ai d’abord construit ce mode d’emploi pour la refonte du site de la Cité scolaire de Nay. Je l’ai ensuite repris et adapté pour d’autres établissements scolaires et pour l’Aïkido Club Tarbais. Il fait partie du thème : pas d’extension à installer, et il évolue avec le site.

Questions fréquentes

Le mode d’emploi est-il visible par les visiteurs du site ?

Non. Il n’existe que dans l’administration, et seules les personnes qui ont le droit de publier y ont accès.

Remplace-t-il la prise en main à la livraison ?

Non, il la prolonge. La prise en main donne les bases, le mode d’emploi répond ensuite aux questions du quotidien, quand on publie seul.

Mon avis

Un site est livré une fois, puis mis à jour des centaines de fois par des personnes qui ne sont pas du métier. Le mode d’emploi est la suite logique du choix de l’éditeur Gutenberg et de blocs développés sur mesure : un site simple à utiliser, et expliqué là où on en a besoin.

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